Teambuilding tips for diverse, rapidly changing teams

This fall I was honored to lead a session about teambuilding at TEDGlobal Tanzania for a group of fellow TEDx organizers. I believe that their ideas and experiences are ‘worth spreading’, especially because TEDx teams have some specific characteristics and challenges.

What makes a TEDx team interesting to look into? TEDx teams are often more diverse and change faster than average. Furthermore, they usually consist largely of volunteers and of course you have to translate a global brand to your local community. These characteristics affect teambuilding, continuity, knowledge management and quality assurance.

The TEDx-ers in these ‘TEDGlobal sessions’ shared their most crucial learnings and I try to summarize them in this article.

Me (Lonnie Holders) briefing the TEDx crew for a big conference. Marketing communication communicatie comunicazione

 

 

 

 

 

1.Start with setting expectations about TED, TEDx and working in a TEDx team. How? Organize an interactive session with the team to write a clear and shared why how what (like Simon Sinek states in his TED talk). Ow….and don’t forget to cross check with the mission of TED 😉

Translate your why, how, what (also with the team not without them) into:

2.Targets, then break up the targets into;

3.Tasks and responsibilities (on team and personal level)

4.Then think about which Procedures you need. Yes it sounds horrible ‘procedures’, but you need some structures and conditions for your work, your planning, etc.

5.Agreements about how you want to work together (like communications, meetings, feedback, etc.). Take for example feedback. Feedback needs to be part of your work process continuously. Both positive and critical feedback. Discuss with your team how to organize feedback in a way that makes it safe to give and receive. Try to also agree on how you will organize ‘help’ for each other in case of problems. A weekly scrum or stand-up might work. A more informal way is also fine: just sit together with a coffee and share the issues that you were not able to solve. Make a plan together to help and execute it the same day;

6.Competences; decide what skills you need and think about how to assure continuity in a team that changes very regularly. For example: Organize skill building / knowledge exchange sessions (with the team). This could be a different theme every month, organized or lead by an expert of your team or maybe a fellow tedx-er Another idea I liked a lot is to organize a group of external (professional) mentors that have a specific expertise and are connected to the team of volunteers. Like a special partnership that allows you to tap into the knowledge and experience of others when needed. Shadowing: every crucial expertise within the team needs to have a backup / vice!

7.Make sure that all the above is known and monitored within the team, not just by you as the team lead / licensee. It’s a bit of an open door but somehow often forgotten.

8.Have fun!

Why Milan lost EMA to Amsterdam

Last week (20/11/17) Milano lost ‘EMA’ to Amsterdam. Although the vote ended in a tie and eventually it came to a ‘toss of a coin’, emotions about ‘what went wrong’ are sky high here in Milan. A closer look at both #campaigns gives an interesting insight. Four major differences stand out to me:

1. City versus state, whereas #Milaan and #Lombardia had to fight this battle as local governments the Dutch campaigned as a country: netherlandsforema.eu versus emamilano.eu

2. Milan chose to promote mostly the greatness off the city, the food the lifestyle, etc. The Netherlands chose a focus on the (expected) needs of #EMA.

lonnie holders Milano marketing communications Ema

 

 

 

 

 

3. Amsterdam can count on a strong regional cooperation of cities, provinces, business etc, in the so called AMA (Amsterdam Metropolitan Area). In Italy these kind of cooperation’s and ties don’t really exist.

4. Last but not least
Besides a website and brochure or ‘bidbook’, the #Dutch government sent an additional document signed by former ministers Koenders and Schippers + a confidential annex that stated strongly ‘not for publication’. I would love to know what was promised in this document.

So, what made the penny drop in the direction of Amsterdam, was it really just ‘one euro’? I leave the verdict to you.

Milano Fondazione Prada Marketing Communications Comunicazione Strategia Lonnie Holders

De leapfrog van Afrika (NL)

De leapfrog (innovatiesprong) van Afrika
TEDGlobal2017, Arusha, Tanzania

Het continent Afrika gaat ons links en rechts voorbij in het gebruik van innovaties waarvoor je alleen een smartphone nodig hebt. Zo is bijvoorbeeld betalen met bitcoin in veel Afrikaanse landen al de normaalste zaak van de wereld. Worden smartphones ingezet voor medische diagnose en kan je als arts een zak bloed door een drone laten bezorgen via sms of whatsapp. Een paar inspirerende hoogtepunten van TEDGlobal2017 in Arusha, Tanzania wil ik met jullie delen.

100% mobile first

Maar eerst nog wat achtergrond, want waarom wordt er juist door Afrika zo’n sprong gemaakt? ‘Leapfrogging’ betekent letterlijk ‘haasje-over’ en figuurlijk een of meerdere stappen overslaan in elkaar opvolgende innovaties.
Afrika is een 100% mobile first continent. Bijna iedereen heeft een mobiel, zelfs de Masai die met een stok achter een kudde geiten aanlopen zie je met een telefoontje.

Een vaste aansluiting is er (buiten de steden) vaak niet, dus die stap (de vaste telefoon) slaat men alvast over. De meeste landen hebben bovendien weinig of een slecht werkende infrastructuur voor zaken als geld, verkeer, energie etc. En er zijn onvoldoende middelen om dit op te lossen.

Niet vastzitten in geijkte systemen
Het voordeel hiervan is dat mensen niet vastzitten in geijkte systemen, die acceptatie van nieuwe technologie toch vaak in de weg zitten. Bovendien is er absoluut geen gebrek aan ideeen, creativiteit en natuurlijk mobieltjes. Dus juist in Afrika schieten de mobiele toepassingen uit de grond.

Zelfdiagnose via smartphone
Een mooie talk was die van een oogarts die een diagnose methode ontwikkelde voor de smartphone, want met zijn dure apparatuur over de hobbelwegen door Afrika scheuren is geen optie. Bovendien zijn er te weinig van ‘zijn soort specialisten’ om iedereen te kunnen onderzoeken. Dan moet je creatief zijn. Met slechts een smartphone, en wat uitleg over de test kan men nu zelf de basis testen doen en bepalen of de vaak lange reis naar de oogarts nodig is.

ABRA
Niet uit Afrika ook geen talk, maar wel heel interessant is het in sillicon valley ontwikkelde ABRA. De CEO was bij TEDGlobal omdat juist in Afrika voor zijn concept een grote markt is. Via ABRA kan je bitcoin kopen, opslaan, verzenden en ontvangen in je eigen valuta.

Abra + Bitcoin

Zipline: Bloedbezorging via drones
Ook verrassend: Zipline, een drone (onbemand vliegtuigje) die bloed bezorgt bij ziekenhuizen/artsen wanneer ze het nodig hebben. Want het is te duur om overal van alle bloedtypen voldoende te hebben en de wegen zijn te slecht om het snel te kunnen vervoeren. Dus: centraliseren en via de lucht bezorgen. Een sms is voldoende. Na Rwanda gaat nu ook Tanzania Zipline gebruiken.
http://www.flyzipline.com/

ICOW
Is een app die boeren coached en informeert via SMS, waardoor ze hun bedrijfsvoering kunnen verbeteren en veel meer kunnen produceren. Simpel, maar super effectief en belangrijk voor Afrika.
http://www.icow.co.ke/

Hou TED.com in de gaten voor de talks van TEDGlobal2017.